Abmahnung im Arbeitsrecht
Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber eine konkrete Pflichtverletzung und fordert den Arbeitnehmer auf, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten. Zugleich droht er für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen bis hin zur Kündigung an. Die Abmahnung gilt deshalb als „gelbe Karte“ im Arbeitsrecht und sollte ernst genommen werden.
In welchen Fällen ist vor einer Kündigung eine Abmahnung erforderlich?
Will der Arbeitgeber wegen eines steuerbaren Fehlverhaltens kündigen, muss er den Arbeitnehmer grundsätzlich zuvor abmahnen. Dies betrifft beispielsweise wiederholte Verspätungen, unentschuldigtes Fehlen, Verstöße gegen betriebliche Anweisungen oder die nicht ordnungsgemäße Erledigung übertragener Aufgaben.
Die Abmahnung soll dem Arbeitnehmer deutlich machen, welches Verhalten der Arbeitgeber beanstandet. Zugleich erhält er die Gelegenheit, sein Verhalten zu ändern und dadurch eine Kündigung zu vermeiden. Eine verhaltensbedingte Kündigung ist regelmäßig erst gerechtfertigt, wenn der Arbeitnehmer trotz einer einschlägigen Abmahnung erneut gegen seine Pflichten verstößt.
Eine Abmahnung kann ausnahmsweise entbehrlich sein, wenn
Ob eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung zulässig ist, muss stets anhand der Umstände des Einzelfalls beurteilt werden. Das gilt auch bei Straftaten, Beleidigungen oder Pflichtverletzungen im Vertrauensbereich. Einen Automatismus, nach dem in solchen Fällen immer ohne Abmahnung gekündigt werden darf, gibt es nicht.
Wichtig: Eine Abmahnung kann nicht nur für eine ordentliche Kündigung von Bedeutung sein. Auch vor einer fristlosen Kündigung kann zunächst eine Abmahnung als milderes Mittel erforderlich sein.
Welche Voraussetzungen muss eine Abmahnung erfüllen?
Eine Abmahnung muss nicht zwingend schriftlich erfolgen. Auch eine mündliche Abmahnung ist grundsätzlich möglich. In der Praxis werden Abmahnungen jedoch fast immer schriftlich erteilt, damit der Arbeitgeber ihren Inhalt später nachweisen kann.
Entscheidend ist, dass die Abmahnung drei wesentliche Funktionen erfüllt:
1. Hinweis- und Rügefunktion
Der Arbeitgeber muss das beanstandete Verhalten so konkret beschreiben, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, was ihm vorgeworfen wird. Dazu gehören regelmäßig Angaben zu Ort, Zeit und Art der Pflichtverletzung.
Beispiel: „Am 15. August 2026 haben Sie Ihre Arbeit erst um 10:00 Uhr und damit 30 Minuten nach dem vereinbarten Arbeitsbeginn aufgenommen.“
Pauschale Vorwürfe wie „Sie kommen häufig zu spät“, „Sie überziehen ständig Ihre Pausen“ oder „Ihre Arbeitsleistungen sind mangelhaft“ reichen regelmäßig nicht aus.
2. Aufforderungsfunktion
Der Arbeitgeber muss deutlich machen, dass er das beanstandete Verhalten als Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten ansieht. Zugleich muss er den Arbeitnehmer auffordern, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten.
Beispiel: „Mit der verspäteten Arbeitsaufnahme haben Sie gegen Ihre arbeitsvertraglichen Pflichten verstoßen. Wir fordern Sie auf, Ihre Arbeit künftig pünktlich aufzunehmen.“
3. Warnfunktion
Schließlich muss der Arbeitgeber klar ankündigen, dass bei einer erneuten vergleichbaren Pflichtverletzung Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses drohen.
Beispiel: „Sollte sich eine vergleichbare Pflichtverletzung wiederholen, müssen Sie mit weiteren arbeitsrechtlichen Maßnahmen bis hin zur Kündigung Ihres Arbeitsverhältnisses rechnen.“
Fehlt eine dieser Funktionen, kann die Abmahnung eine spätere Kündigung regelmäßig nicht wirksam vorbereiten. Ein Schreiben ist allerdings nicht allein deshalb eine Abmahnung, weil es als solche bezeichnet wird. Maßgeblich ist stets sein Inhalt.
Wie oft muss der Arbeitgeber vor einer Kündigung abmahnen?
Es gibt keine gesetzliche Regel, nach der der Arbeitgeber vor einer Kündigung zwei- oder dreimal abmahnen muss. Häufig kann bereits eine einzige einschlägige Abmahnung genügen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer anschließend erneut eine gleichartige oder zumindest vergleichbare Pflicht verletzt.
Wie viele Abmahnungen erforderlich sind, hängt insbesondere von der Art und Schwere des Fehlverhaltens ab. Bei geringfügigen Pflichtverletzungen wird eine Kündigung wegen eines einzelnen Wiederholungsfalls häufig unverhältnismäßig sein. Bei schwerwiegenden Verstößen kann dagegen bereits eine Abmahnung ausreichen oder ausnahmsweise ganz entbehrlich sein.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer erscheint wiederholt unentschuldigt zu spät. Nachdem der Arbeitgeber ihn deshalb ordnungsgemäß abgemahnt hat, kommt er erneut erheblich zu spät. Die Abmahnung kann nun bei der Prüfung einer verhaltensbedingten Kündigung berücksichtigt werden. Ob die Kündigung tatsächlich wirksam ist, hängt dennoch von allen Umständen des Einzelfalls ab.
Mahnt der Arbeitgeber dasselbe Verhalten mehrfach ab, ohne die angekündigten Konsequenzen zu ziehen, kann die Warnwirkung der früheren Abmahnungen abgeschwächt werden. Unter Umständen muss er dann besonders deutlich machen, dass eine weitere Pflichtverletzung tatsächlich zur Kündigung führen wird.
Sollte ich einer Abmahnung widersprechen?
Gegen eine Abmahnung gibt es keinen förmlichen Widerspruch wie gegen einen behördlichen Bescheid. Arbeitnehmer können aber eine Gegendarstellung verfassen und verlangen, dass diese zur Personalakte genommen wird. Dadurch wird die Abmahnung allerdings weder aufgehoben noch aus der Personalakte entfernt.
Ob eine Gegendarstellung sinnvoll ist, hängt vom Einzelfall ab. Sie kann sich anbieten, wenn sich der Vorwurf anhand von Unterlagen, E-Mails oder Zeugen eindeutig widerlegen lässt. Eine vorschnell verfasste oder unnötig ausführliche Stellungnahme kann dem Arbeitgeber dagegen zusätzliche Informationen liefern, die er später in einem Kündigungsschutzverfahren verwendet.
Arbeitnehmer sollten daher zunächst
Tipp: Arbeitnehmer müssen eine Abmahnung nicht unterschreiben. Soll lediglich der Erhalt bestätigt werden, sollte aus der Erklärung eindeutig hervorgehen, dass mit der Unterschrift weder der Inhalt noch die Berechtigung der Abmahnung anerkannt werden.
Wann kann ich die Entfernung einer Abmahnung verlangen?
Arbeitnehmer können die Entfernung einer unberechtigten Abmahnung aus ihrer Personalakte verlangen. Ein solcher Anspruch kommt insbesondere in Betracht, wenn die Abmahnung
Entfernt der Arbeitgeber die Abmahnung trotz Aufforderung nicht, kann der Anspruch vor dem Arbeitsgericht geltend gemacht werden. Der Arbeitgeber muss die Tatsachen, auf die er die Abmahnung stützt, im Prozess grundsätzlich darlegen und beweisen.
Eine besondere Klagefrist wie bei einer Kündigungsschutzklage besteht nicht. Dennoch sollte frühzeitig geprüft werden, wie auf die Abmahnung reagiert wird. Je länger der Sachverhalt zurückliegt, desto schwieriger kann es werden, Beweise zu sichern und den tatsächlichen Ablauf aufzuklären.
Verliert eine Abmahnung nach einer bestimmten Zeit ihre Wirkung?
Eine Abmahnung wird nicht automatisch nach zwei oder drei Jahren unwirksam. Es gibt auch keine feste Frist, nach deren Ablauf der Arbeitgeber sie aus der Personalakte entfernen muss.
Mit zunehmendem Zeitablauf kann eine Abmahnung jedoch ihre kündigungsrechtliche Warnwirkung verlieren. Entscheidend sind insbesondere die Schwere der Pflichtverletzung, das Verhalten des Arbeitnehmers seit der Abmahnung und die Frage, ob der Arbeitgeber noch ein berechtigtes Interesse an ihrer Dokumentation hat.
Auch eine berechtigte Abmahnung kann zu entfernen sein, wenn das beanstandete Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. Allein der Ablauf eines bestimmten Zeitraums genügt dafür jedoch nicht.