Arbeitsvertrag abschließen: Form und Voraussetzungen
Ein Arbeitsvertrag muss nicht zwingend auf Papier unterschrieben werden. Er kann grundsätzlich auch mündlich, elektronisch oder durch schlüssiges Verhalten zustande kommen. Für einzelne Vereinbarungen – insbesondere für eine Befristung – gelten jedoch besondere Formvorschriften. Außerdem muss der Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz dokumentieren.
Wie kommt ein Arbeitsvertrag zustande?
Ein Arbeitsvertrag kommt durch zwei übereinstimmende Willenserklärungen zustande: Eine Vertragspartei unterbreitet ein Angebot, die andere nimmt dieses Angebot an. Dabei müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer ausreichend eindeutig darüber verständigen, dass ein Arbeitsverhältnis begründet werden soll.
Zu den wesentlichen Punkten gehören insbesondere:
Nicht jede Einzelheit muss ausdrücklich vereinbart werden. Fehlende Regelungen können sich beispielsweise aus dem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung ergeben.
Enthält die Annahmeerklärung Änderungen oder Ergänzungen, liegt rechtlich regelmäßig keine Annahme, sondern ein neues Angebot vor. Unterschreibt der Arbeitnehmer den Vertragsentwurf beispielsweise nur unter der Bedingung eines höheren Gehalts, kommt der Vertrag erst zustande, wenn der Arbeitgeber dieser Änderung zustimmt.
Kann ein Arbeitsvertrag mündlich geschlossen werden?
Für den Abschluss eines unbefristeten Arbeitsvertrags schreibt das Gesetz grundsätzlich keine bestimmte Form vor. Der Vertrag kann daher insbesondere
geschlossen werden.
Ein Vertragsschluss durch schlüssiges Verhalten kann etwa vorliegen, wenn der Arbeitnehmer mit Wissen des Arbeitgebers seine Tätigkeit aufnimmt und der Arbeitgeber die Arbeitsleistung entgegennimmt.
Etwas anderes kann gelten, wenn die Parteien erkennbar vereinbart haben, dass der Vertrag erst mit der Unterzeichnung einer Vertragsurkunde verbindlich werden soll. Dann ist im Zweifel vor der Unterschrift noch kein Arbeitsvertrag zustande gekommen.
Wichtig: Auch eine mündliche Einstellungszusage kann bereits verbindlich sein. Im Streitfall muss allerdings bewiesen werden, welchen Inhalt die Zusage hatte und ob die Beteiligten sich tatsächlich rechtlich binden wollten.
Können Minderjährige einen Arbeitsvertrag abschließen?
Minderjährige sind nur beschränkt geschäftsfähig. Da ein Arbeitsvertrag nicht lediglich rechtliche Vorteile bringt, sondern auch Pflichten begründet, benötigen sie grundsätzlich die Einwilligung ihrer gesetzlichen Vertreter. Ohne die erforderliche Einwilligung ist der Arbeitsvertrag zunächst schwebend unwirksam und wird erst durch eine nachträgliche Genehmigung wirksam.
Ermächtigen die gesetzlichen Vertreter den Minderjährigen allgemein dazu, eine bestimmte Art von Arbeitsverhältnis einzugehen, ist der Minderjährige für die damit verbundenen Rechtsgeschäfte grundsätzlich unbeschränkt geschäftsfähig. Die Vorgaben des Jugendarbeitsschutzgesetzes müssen unabhängig davon eingehalten werden.
Muss der Arbeitsvertrag schriftlich abgeschlossen werden?
Der Arbeitsvertrag als solcher bedarf grundsätzlich nicht der Schriftform. Ein fehlender schriftlicher Vertrag bedeutet daher nicht, dass kein Arbeitsverhältnis besteht.
Von dieser Frage zu unterscheiden ist die Pflicht des Arbeitgebers, die wesentlichen Arbeitsbedingungen nach dem Nachweisgesetz zu dokumentieren. Das Nachweisgesetz begründet eine Dokumentationspflicht, macht den Arbeitsvertrag aber nicht insgesamt formbedürftig.
Eine schriftliche Vertragsurkunde ist dennoch dringend zu empfehlen. Sie schafft Klarheit über die getroffenen Vereinbarungen und erleichtert im Streitfall den Nachweis des Vertragsinhalts.
Welche Arbeitsbedingungen müssen nachgewiesen werden?
Der Arbeitgeber muss insbesondere folgende Vertragsbedingungen dokumentieren:
Enthält ein ausgehändigter Arbeitsvertrag bereits sämtliche vorgeschriebenen Angaben, ist keine zusätzliche Niederschrift erforderlich.
Welche Fristen gelten nach dem Nachweisgesetz?
Für den Nachweis gelten unterschiedliche Fristen:
Spätestens am ersten Arbeitstag müssen die Namen und Anschriften der Vertragsparteien sowie die Angaben zu Vergütung und Arbeitszeit vorliegen.
Spätestens sieben Kalendertage nach dem vereinbarten Beginn müssen unter anderem Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit sowie Vereinbarungen zu Arbeit auf Abruf und Überstunden nachgewiesen werden.
Spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn müssen die übrigen Angaben vorliegen, insbesondere zu Urlaub, Fortbildung, betrieblicher Altersversorgung, Kündigungsverfahren und kollektivrechtlichen Regelungen.
Bei Arbeitsverhältnissen, die bereits vor dem 1. August 2022 bestanden, muss der Arbeitgeber die Angaben auf Verlangen des Arbeitnehmers grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen beziehungsweise eines Monats nachreichen.
Ist ein elektronischer Nachweis ausreichend?
Seit dem 1. Januar 2025 darf der Nachweis grundsätzlich in Textform erstellt und elektronisch übermittelt werden, beispielsweise als PDF-Datei per E-Mail. Voraussetzung ist, dass das Dokument
Der Arbeitnehmer kann trotzdem verlangen, dass ihm unverzüglich eine vom Arbeitgeber unterzeichnete Niederschrift auf Papier ausgehändigt wird.
Die elektronische Übermittlung ist für Beschäftigte in den in § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen ausgeschlossen. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, das Personenbeförderungsgewerbe, das Transport- und Logistikgewerbe, das Gebäudereinigungsgewerbe sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe. Dort bleibt es beim schriftlichen Nachweis mit eigenhändiger Unterschrift.
Welche Folgen hat ein fehlender Nachweis?
Ein fehlender oder verspäteter Nachweis führt grundsätzlich nicht dazu, dass der Arbeitsvertrag unwirksam ist. Für den Arbeitgeber können sich jedoch erhebliche Nachteile ergeben:
Eine automatische Umkehr der Darlegungs- und Beweislast tritt allein wegen eines Verstoßes gegen das Nachweisgesetz allerdings nicht ein.
Für welche Vereinbarungen gelten besondere Formvorschriften?
Obwohl der Arbeitsvertrag grundsätzlich formfrei geschlossen werden kann, gelten für einzelne Vereinbarungen strengere Anforderungen.
Die Befristung eines Arbeitsvertrags muss grundsätzlich schriftlich vereinbart werden. Eine einfache E-Mail oder eine eingescannte Unterschrift reicht dafür nicht aus. Möglich ist grundsätzlich auch eine qualifizierte elektronische Signatur. Für Vereinbarungen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses mit Erreichen der Regelaltersgrenze genügt dagegen die Textform.
Auch die Kündigung und der Abschluss eines Aufhebungsvertrags bedürfen zwingend der Schriftform. Die elektronische Form ist hierfür ausdrücklich ausgeschlossen.
Tipp: Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten den vollständigen Arbeitsvertrag möglichst vor Aufnahme der Tätigkeit unterzeichnen. Insbesondere bei Befristungen darf mit der Arbeit grundsätzlich erst begonnen werden, nachdem die formwirksame Befristungsvereinbarung abgeschlossen worden ist.