Wie muss eine Kündigung aussehen?

Daneben können die Unterschrift, die Vertretungsbefugnis des Unterzeichners und der Zugang der Kündigung entscheidend sein.

Wichtig: Auch eine offensichtlich formunwirksame Kündigung sollte nicht einfach ignoriert werden. Wer sich gegen eine Kündigung des Arbeitgebers wehren möchte, muss grundsätzlich innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage erheben.

Muss eine Kündigung schriftlich erfolgen?

Ja.

Nach § 623 BGB bedarf jede Kündigung eines Arbeitsverhältnisses zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform. Das gilt sowohl für Kündigungen des Arbeitgebers als auch für Eigenkündigungen des Arbeitnehmers.

Das Kündigungsschreiben muss auf Papier vorliegen und vom Kündigenden eigenhändig unterschrieben sein.

Nicht ausreichend sind deshalb insbesondere Kündigungen

Auch eine qualifizierte elektronische Signatur genügt nicht, weil § 623 BGB die elektronische Form ausdrücklich ausschließt.

Tipp: Haben Sie eine Kündigung lediglich digital erhalten, bewahren Sie die Nachricht trotzdem auf und lassen Sie prüfen, ob möglicherweise zusätzlich noch ein schriftliches Original zugegangen ist.

Muss in einer Kündigung das Wort „Kündigung“ stehen?

Nein.

Das Wort „Kündigung“ ist nicht zwingend erforderlich. Aus der Erklärung muss aber eindeutig hervorgehen, dass das Arbeitsverhältnis beendet werden soll.

Entscheidend ist, wie ein verständiger Empfänger die Erklärung verstehen musste.

Eine bloße Unmutsäußerung wie „Ich will Sie hier nicht mehr sehen“ ist deshalb nicht ohne Weiteres bereits eine wirksame Kündigung.

Sicher und eindeutig wäre beispielsweise:

„Hiermit kündige ich das zwischen uns bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich zum 31. Dezember 2026.“

Auch eine Kündigung „zum nächstmöglichen Termin“ kann ausreichend bestimmt sein, wenn sich der Beendigungszeitpunkt anhand der maßgeblichen Kündigungsfrist feststellen lässt.

Wie kann ich als Arbeitnehmer selbst kündigen?

Für eine ordentliche Eigenkündigung genügt grundsätzlich eine kurze Erklärung.

Beispielsweise:

„Hiermit kündige ich das zwischen uns bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Termin. Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt dieser Kündigung und den Beendigungszeitpunkt schriftlich.“

Die Kündigung muss anschließend eigenhändig unterschrieben und dem Arbeitgeber im Original zugehen.

Eine außerordentliche Eigenkündigung sollte dagegen nicht vorschnell ausgesprochen werden. Sie setzt einen wichtigen Grund voraus und kann bei fehlender Berechtigung erhebliche arbeits- und sozialrechtliche Nachteile haben.

Tipp: Wer selbst kündigen möchte, sollte vorher die richtige Kündigungsfrist und den Beendigungszeitpunkt prüfen. Bei einer fristlosen Eigenkündigung empfiehlt sich regelmäßig eine vorherige rechtliche Prüfung.

Wer muss eine Kündigung unterschreiben?

Die Kündigung muss vom Arbeitgeber selbst oder von einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben werden.

Bei einer juristischen Person kann dies beispielsweise ein Geschäftsführer oder Vorstand sein.

Daneben können auch bevollmächtigte Arbeitnehmer oder externe Vertreter eine Kündigung aussprechen.

Ist die Kündigung von einem Vertreter unterschrieben, kann § 174 BGB von erheblicher Bedeutung sein.

Wann kann ich eine Kündigung wegen fehlender Vollmacht zurückweisen?

Spricht ein Bevollmächtigter die Kündigung aus und legt dem Kündigungsschreiben keine Originalvollmacht bei, kann der Arbeitnehmer die Kündigung unter den Voraussetzungen des § 174 BGB unverzüglich zurückweisen.

Die Zurückweisung muss gerade wegen der fehlenden Vorlage der Vollmachtsurkunde erfolgen.

Beispielsweise:

„Die mir am [Datum] zugegangene Kündigung vom [Datum] weise ich gemäß § 174 Satz 1 BGB wegen Nichtvorlage einer Vollmachtsurkunde zurück.“

Bei wirksamer Zurückweisung ist die Kündigung unwirksam. Der Arbeitgeber kann gegebenenfalls anschließend eine neue Kündigung mit ordnungsgemäßem Vollmachtsnachweis aussprechen.

Wichtig: Für die Zurückweisung gibt es keine starre Drei-Tage-Frist. Sie muss „unverzüglich“ erfolgen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist eine Zurückweisung ohne besondere Umstände regelmäßig nicht mehr unverzüglich, wenn seit Kenntnis von Kündigung und fehlender Vollmachtsurkunde mehr als eine Woche vergangen ist.

Wann ist eine Zurückweisung nach § 174 BGB ausgeschlossen?

Eine Zurückweisung ist insbesondere ausgeschlossen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bereits von der Bevollmächtigung des Unterzeichners in Kenntnis gesetzt hatte.

Das kann auch dadurch geschehen, dass der Arbeitgeber eine Person in eine Stellung beruft, mit der üblicherweise eine entsprechende Kündigungsbefugnis verbunden ist, und der Arbeitnehmer hiervon Kenntnis hat.

Ein typisches Beispiel ist ein Personalleiter, dessen Funktion und Stellung im Unternehmen bekannt sind.

Auch wenn ein gesetzlicher Vertreter des Arbeitgebers selbst handelt – beispielsweise der Geschäftsführer einer GmbH –, geht es nicht um eine rechtsgeschäftliche Vollmacht im Sinne des § 174 BGB.

Tipp: Ist die Kündigung von einer Person unterschrieben, deren Funktion oder Kündigungsbefugnis nicht eindeutig erkennbar ist, sollte sofort geprüft werden, ob eine Zurückweisung nach § 174 BGB möglich ist.

Muss die Unterschrift lesbar sein?

Die Unterschrift muss nicht zwingend vollständig lesbar sein.

Sie muss aber nach ihrem äußeren Erscheinungsbild als individuelle Namensunterschrift erkennbar sein und den Willen erkennen lassen, die Erklärung vollständig zu unterzeichnen.

Eine bloße Paraphe oder ein Namenskürzel kann im Einzelfall nicht ausreichen.

Auch ein eingescannter oder aufgedruckter Schriftzug ersetzt die erforderliche eigenhändige Unterschrift nicht.

Muss der Arbeitgeber die Kündigung begründen?

Grundsätzlich nein.

Bei einer gewöhnlichen ordentlichen Kündigung muss der Arbeitgeber den Kündigungsgrund regelmäßig nicht bereits im Kündigungsschreiben angeben.

Das bedeutet allerdings nicht, dass er keinen Kündigungsgrund benötigt. Greift das Kündigungsschutzgesetz, muss er im Kündigungsschutzprozess darlegen und gegebenenfalls beweisen, dass die Kündigung sozial gerechtfertigt ist.

Von diesem Grundsatz gibt es gesetzliche und vertragliche Ausnahmen.

So muss beispielsweise bei einer ausnahmsweise behördlich zugelassenen Kündigung während der Schwangerschaft der Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben angegeben werden.

Auch bei der Kündigung eines Berufsausbildungsverhältnisses nach der Probezeit schreibt § 22 BBiG in den dort geregelten Fällen die Angabe der Kündigungsgründe vor.

Tarifverträge oder andere besondere Regelungen können ebenfalls Begründungspflichten enthalten.

Muss eine fristlose Kündigung begründet werden?

Der Grund für eine außerordentliche Kündigung muss grundsätzlich ebenfalls nicht automatisch im Kündigungsschreiben angegeben werden.

Nach § 626 Abs. 2 BGB muss der Kündigende dem anderen Vertragsteil den Kündigungsgrund jedoch auf Verlangen unverzüglich schriftlich mitteilen.

Die Kündigung wird nicht allein deshalb unwirksam, weil der Kündigungsgrund zunächst nicht im Kündigungsschreiben genannt wurde.

Besondere gesetzliche Begründungspflichten können allerdings auch hier etwas anderes bestimmen.

Tipp: Nach einer fristlosen Kündigung kann es sinnvoll sein, den Arbeitgeber zur schriftlichen Mitteilung der Kündigungsgründe aufzufordern. Mit der Erhebung der Kündigungsschutzklage sollte deshalb aber nicht gewartet werden.

Muss der Arbeitgeber bei einer betriebsbedingten Kündigung die Sozialauswahl erklären?

Nicht automatisch im Kündigungsschreiben.

Der Arbeitnehmer kann nach § 1 Abs. 3 KSchG aber verlangen, dass der Arbeitgeber die Gründe mitteilt, die zu der getroffenen Sozialauswahl geführt haben.

Das kann insbesondere wichtig sein, um zu prüfen, welche vergleichbaren Arbeitnehmer der Arbeitgeber berücksichtigt hat und weshalb gerade dem betroffenen Arbeitnehmer gekündigt wurde.

Darf der Arbeitgeber im Prozess andere Kündigungsgründe nennen?

Grundsätzlich kann der Arbeitgeber im Kündigungsschutzprozess Kündigungstatsachen näher erläutern und unter bestimmten Voraussetzungen auch Gründe nachschieben, die bereits zum Zeitpunkt der Kündigung vorlagen.

Das ist jedoch nicht unbegrenzt möglich.

Besteht ein Betriebsrat, kann sich der Arbeitgeber grundsätzlich nicht auf Kündigungssachverhalte stützen, zu denen der Betriebsrat vor Ausspruch der Kündigung nicht ordnungsgemäß angehört wurde.

Tatsachen, die erst nach Ausspruch der Kündigung entstehen, können die bereits erklärte Kündigung grundsätzlich nicht nachträglich rechtfertigen. Sie können gegebenenfalls Anlass für eine weitere Kündigung sein.

Wichtig: Dass im Kündigungsschreiben kein Kündigungsgrund steht, bedeutet also nicht, dass der Arbeitgeber im Prozess überhaupt keine Gründe mehr vortragen darf. Umgekehrt kann er eine unwirksame Kündigung aber auch nicht nachträglich mit beliebigen neuen Umständen „reparieren“.

Wann ist eine Kündigung zugegangen?

Eine Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem Empfänger zugeht.

Zugang liegt grundsätzlich vor, wenn das Schreiben so in den Machtbereich des Empfängers gelangt ist, dass unter gewöhnlichen Umständen die Möglichkeit besteht, davon Kenntnis zu nehmen.

Auf die tatsächliche Kenntnis kommt es nicht zwingend an.

Wird die Kündigung persönlich übergeben, geht sie grundsätzlich mit der Übergabe zu.

Bei einem Einwurf in den Hausbriefkasten kommt es darauf an, wann nach der Verkehrsanschauung mit einer Entnahme zu rechnen ist.

Wann geht eine Kündigung im Briefkasten zu?

Wird das Kündigungsschreiben während der üblichen örtlichen Postzustellungszeiten in den Briefkasten eingeworfen, ist grundsätzlich noch am selben Tag mit einer Kenntnisnahme zu rechnen.

Erfolgt der Einwurf erst so spät, dass nach den gewöhnlichen Verhältnissen nicht mehr mit einer Leerung des Briefkastens gerechnet werden muss, kann der Zugang erst am folgenden Tag eintreten.

Dabei kommt es grundsätzlich nicht darauf an, wann der konkrete Arbeitnehmer seinen Briefkasten tatsächlich leert.

Auch Urlaub, Krankheit oder eine sonstige Abwesenheit verhindern den Zugang grundsätzlich nicht.

Wichtig: Der Zugangstag kann für die Kündigungsfrist und insbesondere für die Dreiwochenfrist der Kündigungsschutzklage entscheidend sein.

Was gilt bei einem Einschreiben?

Ein Einschreiben garantiert nicht in jedem Fall den rechtzeitigen Zugang.

Besonders problematisch kann ein Einschreiben mit Rückschein sein, wenn der Empfänger nicht angetroffen wird.

Wird lediglich ein Benachrichtigungsschein in den Briefkasten gelegt und das eigentliche Kündigungsschreiben bei einer Poststelle hinterlegt, ist allein mit dem Benachrichtigungsschein grundsätzlich noch keine Kündigung zugegangen.

Der Zugang erfolgt regelmäßig erst, wenn der Empfänger das eigentliche Kündigungsschreiben erhält.

Arbeitgeber nutzen deshalb häufig Boten oder andere Zustellungsformen, bei denen Einwurf und Inhalt des Schreibens später nachgewiesen werden können.

Was passiert, wenn ich die Annahme der Kündigung verweigere?

Die Annahme einer Kündigung sollte nicht verweigert werden.

Wird einem Arbeitnehmer ein Kündigungsschreiben ordnungsgemäß angeboten und verhindert er bewusst dessen Zugang, kann eine sogenannte Zugangsvereitelung vorliegen.

Der Arbeitnehmer kann sich dann unter Umständen so behandeln lassen müssen, als wäre die Kündigung ordnungsgemäß zugegangen.

Tipp: Die Annahme einer Kündigung bedeutet nicht, dass Sie mit ihr einverstanden sind. Es bringt deshalb regelmäßig keinen Vorteil, die Entgegennahme des Schreibens zu verweigern.

Muss ich die Kündigung des Arbeitgebers unterschreiben?

Nein.

Der Arbeitnehmer ist nicht verpflichtet, eine Kündigung gegenzuzeichnen oder sein Einverständnis mit ihr zu erklären.

Davon zu unterscheiden ist eine reine Empfangsbestätigung. Sie bestätigt grundsätzlich lediglich, dass ein Schreiben an einem bestimmten Tag ausgehändigt wurde.

In der Praxis werden Arbeitnehmer bei Übergabe einer Kündigung allerdings teilweise gebeten, weitergehende Erklärungen zu unterzeichnen.

Tipp: Unterschreiben Sie nach Erhalt einer Kündigung nichts, dessen Inhalt und Bedeutung Sie nicht sicher beurteilen können. Eine Empfangsbestätigung ist für die Wirksamkeit der Kündigung nicht erforderlich.

Kann der Arbeitgeber eine Kündigung zurücknehmen?

Eine wirksam zugegangene Kündigung kann der Arbeitgeber grundsätzlich nicht einseitig zurücknehmen.

Mit Zugang entfaltet die Kündigung ihre Gestaltungswirkung. Der Arbeitgeber kann diese Wirkung nicht allein dadurch beseitigen, dass er später erklärt, die Kündigung sei „zurückgenommen“ oder „gegenstandslos“.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer können allerdings vereinbaren, dass das Arbeitsverhältnis unverändert fortgesetzt wird.

Eine solche Vereinbarung kann beispielsweise lauten:

„Die Parteien sind sich einig, dass das Arbeitsverhältnis ungeachtet der Kündigung vom [Datum] ungekündigt und unverändert fortbesteht. Der Arbeitgeber wird aus der Kündigung keine Rechte herleiten.“

Wichtig: Erklärt der Arbeitgeber nach einer Kündigung lediglich, er nehme diese zurück, sollte eine bereits laufende Klagefrist nicht allein deshalb ignoriert werden. Ohne Einigung mit dem Arbeitnehmer ist die Kündigung nicht automatisch beseitigt.

Welche Frist gilt für eine Kündigungsschutzklage?

Wer eine schriftliche Kündigung des Arbeitgebers erhalten hat und deren Wirksamkeit angreifen möchte, muss grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang der Kündigung Klage beim Arbeitsgericht erheben.

Das gilt auch bei vielen formalen Fehlern.

Wichtig: Verlassen Sie sich nicht darauf, dass eine Kündigung wegen einer fehlenden Unterschrift, einer fehlerhaften Vollmacht oder eines anderen Formfehlers „offensichtlich unwirksam“ ist. Die Kündigung sollte trotzdem innerhalb der Dreiwochenfrist angegriffen werden.

Was sollte ich bei einer Kündigung prüfen?

Nach Erhalt einer Kündigung sollte insbesondere geprüft werden:

Tipp: Bewahren Sie das Kündigungsschreiben einschließlich des Briefumschlags auf und notieren Sie, wann und auf welchem Weg Sie es erhalten haben. Gerade bei Streit über den Zugang kann dies später wichtig werden.

Fazit: Formfehler können eine Kündigung unwirksam machen

Eine arbeitsrechtliche Kündigung muss schriftlich erfolgen und eigenhändig unterschrieben sein. E-Mail, WhatsApp, Scan oder elektronische Signatur genügen nicht.

Auch die Person des Unterzeichners, eine fehlende Vollmachtsurkunde und der Zeitpunkt des Zugangs können für die Wirksamkeit entscheidend sein.

Ein Kündigungsgrund muss dagegen grundsätzlich nicht bereits im Kündigungsschreiben genannt werden. Ausnahmen bestehen insbesondere aufgrund spezieller gesetzlicher Regelungen.

Wichtig: Formfehler sind häufig gute Angriffspunkte, ersetzen aber nicht die rechtzeitige Reaktion auf eine Kündigung. Die Dreiwochenfrist für die Kündigungsschutzklage sollte deshalb immer sofort geprüft werden.

Als Rechtsanwaltskanzlei für Arbeitsrecht in Berlin prüfen wir Kündigungen auf formale und inhaltliche Fehler und vertreten Arbeitnehmer im Kündigungsschutzverfahren.