Häufig verlangt der Arbeitgeber, wenn er die Kosten einer Weiter- oder Fortbildungsmaßnahme übernimmt, den Abschluss einer Vereinbarung, nach der der Arbeitnehmer*in bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zur Kostenerstattung verpflichtet ist. Solche Rückzahlungsvereinbarungen sind aber im Hinblick auf die Berufsfreiheit der Arbeitnehmer*in nach Art. 12 GG nur begrenzt zulässig. Folge: Der Arbeitgeber geht oft leer aus!
Dies vorangestellt, ergibt sich im Hinblick auf Rückzahlungsklauseln folgende Rechtslage:
Zunächst einmal ist festzustellen, dass es keine »automatische« Rückzahlungspflicht gibt. Kümmert sich der Arbeitgeber nicht darum, hat er keinen Anspruch auf Erstattung seiner Kosten! Es muss also eine Vereinbarung getroffen werden, damit eine Erstattung vom Arbeitgeber überhaupt verlangt werden kann. Diese Vereinbarung wird in aller Regel schriftlich abgeschlossen werden; wobei der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer*in einen bestimmten Inhalt diktieren wird. Die folgenden Ausführungen betreffen nicht auf alle „frei“ verhandelten Rückzahlungsvereinbarungen zu. Solche Fälle kommen in der Praxis aber auch nur höchstselten vor.
Die erste Voraussetzung für eine wirksame Rückzahlungsvereinbarung der Fortbildungskosten besteht darin, dass aus der Klausel alle Rückzahlungsbedingungen deutlich werden. Schon hieran happert es häufig. Folgende Informationen sind wichtig:
- Bezeichnung der Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme
- entstehende Kosten / Übernahmeanteil des Arbeitgebers
- Rückzahlungsbedingungen.
Ein Arbeitnehmer*in muss aus der Vereinbarung, die sich für ihn ergebenden Folgen abschätzen können.
Die Rückzahlungsvereinbarung muss, grundsätzlich vor dem Beginn der Weiterbildung getroffen werden. Ansonsten gelten noch einmal verschärfte Bedingungen. Bei der Vereinbarung ist außerdem zu beachten, dass eine Rückzahlungsvereinbartung regelmäßig unwirksam ist, wenn sie eine angemessene Bindungsdauer überschreitet:
| Dauer der Fortbildung | Maximal zulässige Bindungsdauer |
| bis zu einem Monat | bis zu 6 Monaten |
| bis zu 2 Monaten | bis zu 1 Jahr |
| bis zu 4 Monaten | bis zu 2 Jahren |
| 6 bis 12 Monate | bis zu 3 Jahren |
| mehr als 24 Monate | bis zu 5 Jahren |
Besteht die Bildungsmaßnahme aus mehreren Fortbildungsabschnitten, sind die dazwischen liegenden Zeiträume nicht zu berücksichtigten. Außerdem ist die Rückzahlung anteilig für die Monate zu reduzieren, in denen das Arbeitsverhältnis nach Abschluss der Fortbildung fortbestand.
Schließlich sind die Rückzahlungstatbestände in der Rückzahlungsklausel zu nennen. Eine Rückzahlung ist dabei nur zulässig, wenn der Arbeitnehmer*in
– auf eigenem Wunsch bzw. aufgrund seines Verschuldens die Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme vorzeitig abbricht oder auf eigenem Wunsch oder aufgrund seines Verschuldens das Arbeitsverhältnis vor Ende der Weiterbildung beendet,
– das Arbeitsverhältnis vor Ablauf einer bestimmten Fristen nach Ende der Weiterbildung von sich aus beendet bzw. es auf seine Veranlassung beendet wird oder er die Beendigung zu vertreten hat.
Es ist aber zulässig ist eine Rückzahlungspflicht in dem Fall vorzusehen, dass das Arbeitsverhältnis aus Gründen endet, die ausschließlich dem Verantwortungsbereich des Arbeitgebers liegen. Dies muss durch die Rückzahlungsklausel ausgeschlossen werden.
Die vorgenanten Voraussetzungen an die Rückzahlungsvereinbarung sind für den Arbeitgeber nicht einfach einzuhalten, so dass die Vereinbarung einer Rückzahlung häufig unwirksam ist. In solchen Fällen besteht für Arbeitnehmer*innen – trotz Abschluss entsprechender Vereinbarungen – keine Rückzahlungsverpflichtung!